Stalo se mi u několika klientů, a i v mé vlastní firmě, že zaměstnanci neodváděli svou práci úplně ideálně. Klasických způsobů řešení je celá řada a v reálném světě je vždy zapotřebí kombinace více řešení. Určitě bych sem zařadil etické pohovory, vytvoření checklistů, detailní specifikace povinností a odpovědností, rozvoj manažerských dovedností u vedoucích pracovníků a řadu dalšího. Co mají všechny tyto výše popsané metody společného je, že řeší důsledek. Ten se samozřejmě vyřešit musí, ale ještě důležitější je vyřešit příčinu takového stavu. Různých aspektů, které dohromady tvoří prapůvodní příčinu může být obrovské množství, ale ten problém je jediný, a to majitel / jednatel / šéf.
V řadě dalších článků narážím na fakt, že většina problémů firmy vždy začíná v hlavě jejího majitele, a toto je přímo ukázkový případ. Rovnou upozorní, že se nejedná o žádnou ověřenou vědeckou metodu, či aplikaci nějaké existující teorie, anebo možná ano, jen o ní nevím.Když jsem se zamýšlel jak tento problém vyřešit, sestavil jsem dotazník, od něhož jsem si sliboval, že si upřesním, čemu všemu zaměstnanci nerozumí či nechápou.
Dotazník jsem lehce modifikovaných formách rozeslal na několik skupin zaměstnanců v několika firmách a výsledek mne velmi překvapil. S největší pravděpodobností jsem nepoložil otázky úplně tak jak jsem chtěl, ale ve výsledku mi odpovědi odkryly část světa, do kterého jsem dříve nedokázal správně nahlédnout. Odkryly mi pohled zaměstnanců na firmu, na svou práci, na své postavení ve firmě i na své kolegy. Po konzultaci se dalšími majiteli firem, kteří stejně zamyšleně hleděli do svých dotazníků musím říct že odpovědi nám poměrně hodně poopravili obraz o našich vlastních firmách.
Níže v článku naleznete výchozí seznam otázek, které je dobré si upravit dle své potřeby, ale než se k němu dostanu ještě bych se rád chvíli věnoval metodice. Dotazník jsem vytvořil jako Google formulář a rozeslali její vybraným zaměstnancům. Dal jim pár týdnů na zpracování odpovědí a pak se pustil do vyhodnocování. Velmi rychle jsem pochopil, že odpovědí je potřeba rozdělit podle profese respondenta, protože programátor zkrátka řeší úplně jiné věci než třeba prodejce. Tedy prvním krokem k zpracování dotazníků je rozdělení odpovědí podle profese zaměstnanců. Následně jsem procházel jednu otázku za druhou a pročítal ke každé z nich odpovědi. Z nich jsem se snažil vytřídit 3 druhy informací: nápady na vylepšení, popis aktuálního stavu a problémy na něž zaměstnanci naráží.
Další postup už snad celkem jasně plyne z výše uvedeného. Problémy, na něž zaměstnanci naráží je potřeba rychle eliminovat a najít adekvátní postupy, aby se neopakovaly. Popis aktuálního stavu je pro mne zpětnou vazbou, jestli zaměstnanci správně chápou své povinnosti a svůj přínos k nabízené službě. Nápady na vylepšení potom jsou ideální munici na nejbližší poradu či brainstorming a mohou sloužit k dalšímu rozvoji firmy.
V neposlední řadě z dotazníku opravdu vypadlo to, co jsem potřeboval zjistit, a to je stav předávání informací zaměstnancům. Tedy jak kvalitně jsou seznámení se svou pracovní pozici, s náplní a povinnostmi své práce. Pokud popis aktuálního stavu neodpovídá tomu, co zaměstnanců očekávám, pak je mou chybou, že jsem nedokázal předat informace v takovém rozsahu a takové kvalitě, aby zaměstnanci odváděli práci, kterou od nich očekávám.
Z odpovědi lze také podprahově vycítit, jestli mají zaměstnanci o práci zájem, jestli je zajímá dění ve firmě, jak vlastně nad svou prací a pracovní pozicí přemýšlí a trochu i toho, jak se ve své pracovní činnosti orientují.
- Co je tvou náplní práce?
- Jak má vypadat výsledek tvé práce?
- Co ti při práci nejvíc pomáhá?
- Co ti při práci způsobuje nejvíc komplikací?
- Co tě na práci nejvíc baví?
- Co bys raději předal někomu jinému?
- V jaké oblasti své práce jsi nejsilnější a můžeš rozdávat rady ostatním?
- Kdo je tvůj nadřízený?
- Kdo ti zadává práci?
- Kdo hodnotí výsledek tvé práce?
- Kdo je pro tebe ve firmě přirozenou autoritou?
- Pro koho je tvá práce užitečná?
- Čemu na své práci nerozumíš?
- Co by ti pomohlo dělat svou práci lépe?
- Kdo z členů týmu ti nejvíce pomáhá?
- Jak by mělo vypadat zadání práce, by byla pro tebe snadno realizovatelná?
- Jaké budou následky, když nedokončíš svou práci včas?
- Jaké budou následky, pokud neodevzdáš práci v odpovídající kvalitě?
- Za co neseš při své práci zodpovědnost?
- Narazil jsi na úkol, který by pro tebe představoval výzvu? Pokud ano, jaký. Pokud ne, tak jaký úkol by to mohl být?
- Co by tě motivovalo k většímu pracovnímu nasazení?
- Jakým způsobem by se do tvé práce daly zakomponovat nejmodernější technologie a postupy?
Tento článek opravdu vychází jen a pouze z mých zkušeností a nápadů, není podložen žádnými materiály nastudovanými někde jinde. Proto budu velmi vděčný za jakékoliv komentáře, připomínky a nápady, jak celý proces vylepšit.
A pokud se rozhodnete můj dotazník otestovat ve vaší firmě, budu vám nesmírně vděčný za zpětnou vazbu.
